
Viết email chuyên nghiệp trong 30 giây với Gmail Assistant
Viết email chuyên nghiệp trong 30 giây với Gmail Assistant
Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để viết email? Theo nghiên cứu, nhân viên văn phòng trung bình dành 2.5 giờ mỗi ngày chỉ để xử lý email. Với BesideAI Gmail Assistant, bạn có thể cắt giảm thời gian này xuống còn một phần nhỏ - viết email chuyên nghiệp chỉ trong 30 giây.
Tại sao cần Gmail Assistant?
Những thách thức khi viết email
Viết email công việc không đơn giản như nhiều người nghĩ:
- Chọn từ ngữ phù hợp: Formal hay casual? Thân thiện hay nghiêm túc?
- Cấu trúc rõ ràng: Mở đầu, nội dung chính, kết thúc
- Tránh sai sót: Lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc tone không phù hợp
- Tốn thời gian: Đặc biệt với email quan trọng hoặc bằng tiếng Anh
Giải pháp của BesideAI
Gmail Assistant giúp bạn:
- Soạn email nhanh: Chỉ cần mô tả ý chính, AI viết email hoàn chỉnh
- Trả lời thông minh: Phân tích email nhận được và đề xuất câu trả lời
- Tóm tắt email dài: Nắm bắt nội dung chính trong vài giây
- Điều chỉnh tone: Chuyển đổi giữa formal, friendly, hoặc professional
Các tính năng chính
1. Soạn email mới (Compose)
Khi bạn cần viết email mới, chỉ cần:
- Mô tả ngắn gọn nội dung bạn muốn gửi
- AI sẽ tạo email hoàn chỉnh với cấu trúc chuẩn
- Chỉnh sửa nếu cần và gửi
Ví dụ input:
Viết email xin nghỉ phép 2 ngày (thứ 5 và thứ 6 tuần sau) vì lý do gia đình, gửi cho sếp
Output của AI:
Subject: Xin phép nghỉ 2 ngày (21-22/12)
Kính gửi anh/chị [Tên sếp],
Tôi viết email này để xin phép nghỉ 2 ngày làm việc vào thứ Năm (21/12) và thứ Sáu (22/12) tuần tới vì lý do gia đình cần giải quyết.
Tôi đã sắp xếp và bàn giao công việc cho [tên đồng nghiệp] trong thời gian vắng mặt. Mọi công việc cấp bách, tôi vẫn có thể hỗ trợ qua email hoặc điện thoại nếu cần.
Rất mong anh/chị xem xét và phê duyệt.
Trân trọng,
[Tên bạn]
2. Trả lời email (Reply)
Khi nhận được email và cần trả lời:
- Mở email cần reply
- Click vào BesideAI Assistant
- Chọn "Reply" và mô tả cách bạn muốn trả lời
- AI phân tích email gốc và tạo câu trả lời phù hợp
Các tùy chọn trả lời:
- Accept: Đồng ý/chấp nhận đề xuất
- Decline: Từ chối lịch sự
- Ask for more info: Yêu cầu thêm thông tin
- Schedule meeting: Đề xuất lịch họp
- Custom: Nhập ý của bạn
3. Tóm tắt email dài (Summarize)
Với những email dài nhiều đoạn hoặc email chain phức tạp:
- Mở email hoặc thread cần tóm tắt
- Click "Summarize" trong BesideAI
- AI tóm tắt các điểm chính và action items
Kết quả bao gồm:
- Tóm tắt nội dung chính: 2-3 câu tổng quan
- Các điểm quan trọng: Bullet points
- Action items: Những việc cần làm (nếu có)
- Deadline: Thời hạn được đề cập (nếu có)
4. Điều chỉnh Tone và Style
Bạn có thể yêu cầu AI viết với các tone khác nhau:
| Tone | Phù hợp với |
|---|---|
| Formal | Email gửi sếp, khách hàng VIP, đối tác |
| Professional | Đồng nghiệp, team members |
| Friendly | Đồng nghiệp thân, bạn bè trong công ty |
| Concise | Khi cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề |
| Detailed | Giải thích chi tiết, hướng dẫn |
Hướng dẫn sử dụng
Bước 1: Mở Gmail và BesideAI
- Truy cập mail.google.com
- Mở BesideAI sidebar bằng cách click icon hoặc nhấn
Alt + B - BesideAI sẽ tự động nhận diện bạn đang ở Gmail
Bước 2: Sử dụng tính năng phù hợp
Để soạn email mới:
- Click "Compose" trong Gmail
- Trong ô gõ nội dung, click icon BesideAI hoặc gõ
/ai(nếu có) - Nhập mô tả email bạn muốn viết
- AI sẽ gợi ý nội dung, bạn có thể chỉnh sửa trước khi gửi
Để trả lời email:
- Mở email cần reply
- Trong sidebar BesideAI, chọn "Reply to this email"
- Chọn kiểu trả lời hoặc nhập ý của bạn
- Chỉnh sửa và gửi
Để tóm tắt:
- Mở email hoặc conversation dài
- Click "Summarize" trong BesideAI
- Đọc bản tóm tắt
Bước 3: Chỉnh sửa và gửi
AI chỉ là trợ lý - bạn luôn nên:
- Đọc lại nội dung trước khi gửi
- Điều chỉnh thông tin cụ thể (tên, ngày, số liệu)
- Thêm chi tiết mà AI có thể chưa biết
- Kiểm tra người nhận và tiêu đề
Mẹo sử dụng hiệu quả
Mô tả càng cụ thể, kết quả càng tốt
Không nên:
Viết email gửi khách hàng
Nên:
Viết email cảm ơn khách hàng ABC đã ký hợp đồng,
thông báo sẽ gửi invoice trong tuần này,
và hẹn meeting kick-off vào thứ 2 tuần sau
Sử dụng template cho email thường xuyên
Nếu bạn thường gửi các loại email giống nhau:
- Email theo dõi (follow-up)
- Email giới thiệu
- Email reminder
- Email cảm ơn
Hãy save lại các prompt để dùng lại nhanh chóng.
Kết hợp với các tính năng khác
- PDF Chat: Đính kèm thông tin từ báo cáo vào email
- Meeting Translation: Tóm tắt cuộc họp gửi qua email
- AI Chat: Brainstorm ý tưởng trước khi viết email quan trọng
Các trường hợp sử dụng phổ biến
Email công việc hàng ngày
| Loại email | Prompt mẫu |
|---|---|
| Xin nghỉ phép | "Email xin nghỉ phép [ngày] vì [lý do], gửi [người]" |
| Báo cáo tiến độ | "Báo cáo tuần: hoàn thành [việc 1], đang làm [việc 2], cần hỗ trợ [việc 3]" |
| Follow-up | "Follow-up email gửi tuần trước về [vấn đề], hỏi cập nhật" |
| Mời họp | "Email mời họp về [topic], thời gian [ngày giờ], [platform]" |
| Cảm ơn | "Email cảm ơn [người] đã giúp đỡ về [việc]" |
Email tiếng Anh
BesideAI hỗ trợ viết email bằng tiếng Anh:
- Nhập prompt bằng tiếng Việt, thêm "viết bằng tiếng Anh"
- Hoặc nhập prompt trực tiếp bằng tiếng Anh
Ví dụ:
Viết email tiếng Anh từ chối meeting vì conflict lịch,
đề xuất 2 thời gian khác trong tuần sau
Email khách hàng
Với khách hàng, tone cần chuyên nghiệp và ấm áp:
Email tư vấn khách hàng về gói Premium,
highlight các tính năng chính và ưu đãi hiện tại,
mời demo call
Giới hạn và lưu ý
Những điều AI làm tốt
- ✅ Cấu trúc email rõ ràng
- ✅ Từ ngữ chuyên nghiệp
- ✅ Grammar và spelling chính xác
- ✅ Tiết kiệm thời gian brainstorm
Những điều cần kiểm tra
- ⚠️ Thông tin cụ thể (tên, ngày, số liệu)
- ⚠️ Nội dung nhạy cảm hoặc bảo mật
- ⚠️ Tone phù hợp với mối quan hệ cụ thể
- ⚠️ Chi tiết mà chỉ bạn mới biết
Privacy và bảo mật
- Email của bạn không bị lưu trữ sau khi xử lý
- Nội dung được mã hóa trong quá trình truyền tải
- BesideAI không đọc inbox mà chỉ xử lý email bạn chọn
So sánh với các công cụ khác
| Tính năng | BesideAI | Grammarly | Phrasee |
|---|---|---|---|
| Soạn email | ✅ | ❌ (chỉ check) | ✅ |
| Trả lời thông minh | ✅ | ❌ | ❌ |
| Tóm tắt | ✅ | ❌ | ❌ |
| Tích hợp Gmail | ✅ | ✅ | Giới hạn |
| Đa ngôn ngữ | ✅ | Giới hạn | ❌ |
| Miễn phí | ✅ | Giới hạn | Trả phí |
Kết luận
Gmail Assistant của BesideAI không chỉ là công cụ viết email - đó là trợ lý thông minh giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn qua email. Từ việc soạn email mới, trả lời thông minh, đến tóm tắt email dài, BesideAI giúp bạn:
- Tiết kiệm 1-2 giờ mỗi ngày xử lý email
- Viết email chuyên nghiệp hơn với cấu trúc và từ ngữ chuẩn
- Không bỏ sót thông tin với tính năng tóm tắt
- Tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh hoặc gửi khách hàng quan trọng
Hãy thử ngay với inbox của bạn và cảm nhận sự khác biệt!


