Viết email chuyên nghiệp trong 30 giây với Gmail Assistant

Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để viết email? Theo nghiên cứu, nhân viên văn phòng trung bình dành 2.5 giờ mỗi ngày chỉ để xử lý email. Với BesideAI Gmail Assistant, bạn có thể cắt giảm thời gian này xuống còn một phần nhỏ - viết email chuyên nghiệp chỉ trong 30 giây.

Tại sao cần Gmail Assistant?

Những thách thức khi viết email

Viết email công việc không đơn giản như nhiều người nghĩ:

• Chọn từ ngữ phù hợp: Formal hay casual? Thân thiện hay nghiêm túc?
• Cấu trúc rõ ràng: Mở đầu, nội dung chính, kết thúc
• Tránh sai sót: Lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc tone không phù hợp
• Tốn thời gian: Đặc biệt với email quan trọng hoặc bằng tiếng Anh

Giải pháp của BesideAI

Gmail Assistant giúp bạn:

• Soạn email nhanh: Chỉ cần mô tả ý chính, AI viết email hoàn chỉnh
• Trả lời thông minh: Phân tích email nhận được và đề xuất câu trả lời
• Tóm tắt email dài: Nắm bắt nội dung chính trong vài giây
• Điều chỉnh tone: Chuyển đổi giữa formal, friendly, hoặc professional

Các tính năng chính

1. Soạn email mới (Compose)

Khi bạn cần viết email mới, chỉ cần:

1. Mô tả ngắn gọn nội dung bạn muốn gửi
2. AI sẽ tạo email hoàn chỉnh với cấu trúc chuẩn
3. Chỉnh sửa nếu cần và gửi

Ví dụ input:

Viết email xin nghỉ phép 2 ngày (thứ 5 và thứ 6 tuần sau) vì lý do gia đình, gửi cho sếp

Output của AI:

Subject: Xin phép nghỉ 2 ngày (21-22/12)

Kính gửi anh/chị [Tên sếp],

Tôi viết email này để xin phép nghỉ 2 ngày làm việc vào thứ Năm (21/12) và thứ Sáu (22/12) tuần tới vì lý do gia đình cần giải quyết.

Tôi đã sắp xếp và bàn giao công việc cho [tên đồng nghiệp] trong thời gian vắng mặt. Mọi công việc cấp bách, tôi vẫn có thể hỗ trợ qua email hoặc điện thoại nếu cần.

Rất mong anh/chị xem xét và phê duyệt.

Trân trọng,
[Tên bạn]

2. Trả lời email (Reply)

Khi nhận được email và cần trả lời:

1. Mở email cần reply
2. Click vào BesideAI Assistant
3. Chọn "Reply" và mô tả cách bạn muốn trả lời
4. AI phân tích email gốc và tạo câu trả lời phù hợp

Các tùy chọn trả lời:

• Accept: Đồng ý/chấp nhận đề xuất
• Decline: Từ chối lịch sự
• Ask for more info: Yêu cầu thêm thông tin
• Schedule meeting: Đề xuất lịch họp
• Custom: Nhập ý của bạn

3. Tóm tắt email dài (Summarize)

Với những email dài nhiều đoạn hoặc email chain phức tạp:

1. Mở email hoặc thread cần tóm tắt
2. Click "Summarize" trong BesideAI
3. AI tóm tắt các điểm chính và action items

Kết quả bao gồm:

• Tóm tắt nội dung chính: 2-3 câu tổng quan
• Các điểm quan trọng: Bullet points
• Action items: Những việc cần làm (nếu có)
• Deadline: Thời hạn được đề cập (nếu có)

4. Điều chỉnh Tone và Style

Bạn có thể yêu cầu AI viết với các tone khác nhau:

Tone	Phù hợp với
Formal	Email gửi sếp, khách hàng VIP, đối tác
Professional	Đồng nghiệp, team members
Friendly	Đồng nghiệp thân, bạn bè trong công ty
Concise	Khi cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề
Detailed	Giải thích chi tiết, hướng dẫn

Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: Mở Gmail và BesideAI

1. Truy cập mail.google.com
2. Mở BesideAI sidebar bằng cách click icon hoặc nhấn Alt + B
3. BesideAI sẽ tự động nhận diện bạn đang ở Gmail

Bước 2: Sử dụng tính năng phù hợp

Để soạn email mới:

1. Click "Compose" trong Gmail
2. Trong ô gõ nội dung, click icon BesideAI hoặc gõ /ai (nếu có)
3. Nhập mô tả email bạn muốn viết
4. AI sẽ gợi ý nội dung, bạn có thể chỉnh sửa trước khi gửi

Để trả lời email:

1. Mở email cần reply
2. Trong sidebar BesideAI, chọn "Reply to this email"
3. Chọn kiểu trả lời hoặc nhập ý của bạn
4. Chỉnh sửa và gửi

Để tóm tắt:

1. Mở email hoặc conversation dài
2. Click "Summarize" trong BesideAI
3. Đọc bản tóm tắt

Bước 3: Chỉnh sửa và gửi

AI chỉ là trợ lý - bạn luôn nên:

• Đọc lại nội dung trước khi gửi
• Điều chỉnh thông tin cụ thể (tên, ngày, số liệu)
• Thêm chi tiết mà AI có thể chưa biết
• Kiểm tra người nhận và tiêu đề

Mẹo sử dụng hiệu quả

Mô tả càng cụ thể, kết quả càng tốt

Không nên:

Viết email gửi khách hàng

Nên:

Viết email cảm ơn khách hàng ABC đã ký hợp đồng, 
thông báo sẽ gửi invoice trong tuần này, 
và hẹn meeting kick-off vào thứ 2 tuần sau

Sử dụng template cho email thường xuyên

Nếu bạn thường gửi các loại email giống nhau:

• Email theo dõi (follow-up)
• Email giới thiệu
• Email reminder
• Email cảm ơn

Hãy save lại các prompt để dùng lại nhanh chóng.

Kết hợp với các tính năng khác

• PDF Chat: Đính kèm thông tin từ báo cáo vào email
• Meeting Translation: Tóm tắt cuộc họp gửi qua email
• AI Chat: Brainstorm ý tưởng trước khi viết email quan trọng

Các trường hợp sử dụng phổ biến

Email công việc hàng ngày

Loại email	Prompt mẫu
Xin nghỉ phép	"Email xin nghỉ phép [ngày] vì [lý do], gửi [người]"
Báo cáo tiến độ	"Báo cáo tuần: hoàn thành [việc 1], đang làm [việc 2], cần hỗ trợ [việc 3]"
Follow-up	"Follow-up email gửi tuần trước về [vấn đề], hỏi cập nhật"
Mời họp	"Email mời họp về [topic], thời gian [ngày giờ], [platform]"
Cảm ơn	"Email cảm ơn [người] đã giúp đỡ về [việc]"

Email tiếng Anh

BesideAI hỗ trợ viết email bằng tiếng Anh:

1. Nhập prompt bằng tiếng Việt, thêm "viết bằng tiếng Anh"
2. Hoặc nhập prompt trực tiếp bằng tiếng Anh

Ví dụ:

Viết email tiếng Anh từ chối meeting vì conflict lịch, 
đề xuất 2 thời gian khác trong tuần sau

Email khách hàng

Với khách hàng, tone cần chuyên nghiệp và ấm áp:

Email tư vấn khách hàng về gói Premium, 
highlight các tính năng chính và ưu đãi hiện tại, 
mời demo call

Giới hạn và lưu ý

Những điều AI làm tốt

• ✅ Cấu trúc email rõ ràng
• ✅ Từ ngữ chuyên nghiệp
• ✅ Grammar và spelling chính xác
• ✅ Tiết kiệm thời gian brainstorm

Những điều cần kiểm tra

• ⚠️ Thông tin cụ thể (tên, ngày, số liệu)
• ⚠️ Nội dung nhạy cảm hoặc bảo mật
• ⚠️ Tone phù hợp với mối quan hệ cụ thể
• ⚠️ Chi tiết mà chỉ bạn mới biết

Privacy và bảo mật

• Email của bạn không bị lưu trữ sau khi xử lý
• Nội dung được mã hóa trong quá trình truyền tải
• BesideAI không đọc inbox mà chỉ xử lý email bạn chọn

So sánh với các công cụ khác

Tính năng	BesideAI	Grammarly	Phrasee
Soạn email	✅	❌ (chỉ check)	✅
Trả lời thông minh	✅	❌	❌
Tóm tắt	✅	❌	❌
Tích hợp Gmail	✅	✅	Giới hạn
Đa ngôn ngữ	✅	Giới hạn	❌
Miễn phí	✅	Giới hạn	Trả phí

Kết luận

Gmail Assistant của BesideAI không chỉ là công cụ viết email - đó là trợ lý thông minh giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn qua email. Từ việc soạn email mới, trả lời thông minh, đến tóm tắt email dài, BesideAI giúp bạn:

• Tiết kiệm 1-2 giờ mỗi ngày xử lý email
• Viết email chuyên nghiệp hơn với cấu trúc và từ ngữ chuẩn
• Không bỏ sót thông tin với tính năng tóm tắt
• Tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh hoặc gửi khách hàng quan trọng

Hãy thử ngay với inbox của bạn và cảm nhận sự khác biệt!